電子メールを書くときに注意していること

最近、制作の仕事よりも、見積書を作ったり、電子メールで進捗の管理や調整をすることが多く、ずっとテキストを書いてばかりです。

仕事でやりとりする電子メールの書きかたには、それぞれの会社のルールや、人による書きぐせなど、いろいろあると思うのですが、受け取ったメールの内容が気になったり、自分も気をつけようと思うことがいくつかあるので、箇条書きにしてみます。

だいたいの内容が把握できるsubjectを付ける

メールの件名を見て、大体どういう内容か、受け取った人が理解できるようなタイトルの付け方をするように気をつけています。

例えば、

「【案件名】打ち合わせ日時の変更について」

というメールを受け取ったとしたら、こちらは都合の良い日を書いて返信すると思うのですが、

「Re:【案件名】打ち合わせ日時の変更について」

だと、単なる日時変更をしても大丈夫なのかどうかまでは、件名だけだとわかりにくいです。
なので、

「Re:【案件名】打ち合わせ日時の変更→○○日でOKです」

とか、

「Re:【案件名】打ち合わせ日時の変更について→確認しました」

など、こちらからの返答を含めたタイトルにするようにしています。

単なる返信を繰り返していると「Re:Re:Re:‥‥」という件名が続いてしまい、メールのタイトル一覧を見ただけでは、探しているメールがどれなのか、わからなくなってしまいます。
少し面倒ですが、未来の自分のためにも、日付や案件名を付けて、何を書いているかわかるようにしたほうが便利なことが多いですね。

漢字を多用しすぎない

電子メールは手書きの文章ではないので、変換キーを押せばどんどん難しい漢字も出てくるのですが、難しい漢字に限らず、あまり漢字を多用しすぎないようにしています。

これは、みる人の感じかたによる部分も大きいと思うのですが、たとえば

「今後とも、何卒宜しく御願い申し上げます」

と、

「今後とも、よろしくお願いいたします。」

と書いてあるのとでは、格段に後者のほうが読みやすいし、パッと見たときに伝わりやすいと思うのです。

ディスプレイでは読みにくそうなので、極端に画数の多い文字も、なるべく使わないようにしています。

1行にたくさん書かないようにする

受信したメールの表示環境も人それぞれかと思うのですが、私は1行の文字数が、大体30文字前後になるように、メーラーの設定を調整しています。

1行を20文字で折り返した場合の表示は、

先日はお忙しい中、いろいろとありがとうご
ざいました。
貴重な資料などをたくさん拝見でき、大変勉
強になりました。

となり、1行を30文字にした場合は、

先日はお忙しい中、いろいろとありがとうございました。
貴重な資料などをたくさん拝見でき、大変勉強になりました。

このぐらいのボリュームになります。
さすがに20文字だと改行しすぎなので、30文字前後で、単語が途中で切れないように改行をいれています。
1行が40文字ぐらいになると、あまり句読点が入っていない場合は読みにくい感じがします。なので、私は30文字が大体の改行の目安です。

それから、1パラグラフあたりの行数は、多くても4~5行ぐらいに収まるように気をつけています。
文章が長くなる場合は、内容を見ながら1パラグラフごとに1行ずつ空けると、読むときにわかりやすいかなと思います。

文末の言い回しの重複を避ける

これは説明しづらいのですが、複数の項目をあげる場合、

お使い頂けるCMSは、MovableTypeやWordPressやSoyCMSがあります。

と書きがちになってしまうのを、

CMSは、MovableTypeやWordPress、またSoyCMSなどがご利用いただけます。

といった具合に、~や~や~や‥‥と、文末に同じ言い回しが重ならないようにするということです。
「とか」「等」も、勢いにまかせて使いがちなので、メールを送信する前に、急いでいても、一度全体を読み直して、こういった部分を直すようにしています。
(たまに忘れるときもあります)

「了解しました」は正しいのか?

そもそもこのエントリを書こうと思ったきっかけが、この「了解しました」という言い回しなのですが。

私は前職で「目上の人に”了解しました”を使うのは失礼である」と習ったので、ずっとそうだと思っていました。
でも、仕事をしている中で、この言い回しを使う人はわりと多く、「了解しました」という言い回しをよく見るので(私が下請側だから?)いったいどれが正解なんだろうとずっと思っていました。

「了解しました 承知しました」で検索して見つけたのですが、

了解しました。◯月◯日までにご用意申し上げます。|ほどよい敬語の使い方~「コミュニ敬語」で行こう

このエントリを見ると、やはり「承知しました」「承りました」などが好ましいようですね。
国語的に根拠を説明しているページが見つからなかったのですが、Yahoo!の辞書で「承る」を調べて見ると、

[1]「聞く」の謙譲語。
(目上の人の言葉を)つつしんで聞く。拝聴する。

[2]「引き受ける」「承諾する」の謙譲語。(目上の人の命令や頼みを)引き受ける。

とあるので、やはり「了解しました」より、「承りました」「承知しました」が正しいのでしょう。
ただ、丁寧すぎる感じもするので、私は雰囲気によっては、「わかりました」と言ってしまうこともあります。あまり良くないので気をつけます。

適切な署名をつけよう

最近一番気になるのが、メールの署名です。
私が送るメールは、氏名・電話番号・メールアドレスを入れてあるものが基本で、業務用のメールアドレスから送る場合は、住所・サイトのURLを入れてあります。

本当は必要な情報を、まんべんなく盛り込むのが理想かなと思うのですが、あまり長すぎても煩雑な感じがします。これは個人的な感覚なのでしょうが‥‥。

ただ、メールを受け取る側の立場になって考えると、

  • 差出人の名前を日本語で(日本人であるならば)
  • 電話番号
  • メールアドレス
  • サイトのURL
  • 会社の場合は、郵便番号と住所

これは入っていて欲しいなぁと思います。
特に、請求書や見積書を送る時に、メールの署名を見て住所を記載しようと思ったら、実は書いていなかった、ということが多いので。
名前をアルファベットで書いている人も多いですが、これも漢字がわからなくて困ります。

‥‥で、これは自分も入れてないものがあるので、これから修正します!!

文章の書き方など、人によって流儀がいろいろありそうなので、他の人はどんなことに気をつけているのか、最近は自分宛に届いたメールはよくよく見て、いいなと思うところを探しています。

それと、やはり送る前に一度読み直して、上に書いたことを再度確認すると、最初に書いたものよりも、見やすくてわかりやすいメールになるんじゃないでしょうか。
見直しってすごく大事で、少し直すだけで格段に読みやすくなるので、自分の都合だけでバーッと書くのではなくて、相手がそれを見てどう感じるか? ということを、一呼吸置いて考えるのが良いのかなと思っています。

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